多忙な人にメールを読んでもらうためのガイドライン「3-Bプラン」
忙しい方にメールを読んでもらうためのガイドラインが紹介されています。読む方の気持ちを考えて単刀直入に、シンプルに送る事が大事ですね。写真がいっぱい貼り付けてあるだけで、確かに読む気は削がれますね。。
メールを読んでもらうための「3-Bプラン」
人は、メールを読むかゴミ箱に入れるかを決めるとき、次の3ステップで判断します。
- 誰からのメールか？（スパムではないか？）
- メールの目的は何か？
- メールを処理するのにどれくらい時間がかかるか？
この3ステップをくぐり抜けるのは見た目以上に困難です。相手が忙しい人ならなおさらです。
そこで、メールを読んでもらうためのガイドラインが必要になります。Ciotti氏はこれを「3-Bプラン」と呼んでいます。Ciotti氏は、メールを送信する前にこのガイドラインに沿っているかを2回チェックします。そのおかげもあり、彼のメールは驚くべき返答率を誇っています。
簡潔に（Brevity）
忙しい人は、とにかく簡潔さを求めます。毎日50～100通ものメールを受信している人もいます。メールを読んでもらいたいなら、できるだけ簡潔にしてください。
私自身はメールの「長さ」に制限を設けていません。時と場合によるからです。ただし、最低1回はメールを添削して不要な情報を取り除きます。とにかく簡潔さを心掛けてください。誰もあなたの波らん万丈な人生物語をメールで読みたくはありません。シンプルに「誰が」「何を」「なぜ」が知りたいだけです。すぐに仕事に戻りたいわけですから。
単刀直入に（Blunt）
要件は単刀直入に切り出します。スマートに見せようなどと考えないこと。物語やジョークは文章術の基本ですが、メールには不要です。すぐ読めてすぐに返信できるようなメールを書きましょう。
また、メールのタイトルはできるだけ要件がはっきり分かるものにします。「3つ質問があります」のように要件の数を示して、返信にかかる時間を推測できるようにするのもよい方法です。
ベーシックに（Basic）
信じられないことですが、まるでニュースレターのようなメールを送ってくる人がいます。例えば、写真がいっぱいついているのです（メールを読むのにいちいち「画像を表示」をクリックしなければなりませんでした）。また、添付ファイルが大量にあるメールもたまにあります。初めてメールする相手にこれではちょっと……。
